Gestão de compras de fornecedores: 6 dicas para otimizar a sua

Uma boa equipe de compras é autônoma, engajada e capaz de estruturar uma estratégia de gestão de compras e fornecedores baseada nas reais necessidades do negócio.

O mercado das indústrias vem exigindo uma mudança no pensamento de seus dirigentes. Passamos de um cenário reativo e hierarquizado para um novo, onde a proatividade e a tomada de decisões estratégicas são uma constante no dia a dia dos colaboradores. Neste contexto, a gestão de compras e fornecedores ganha ainda mais destaque.

Uma boa equipe de compras é autônoma, engajada e capaz de estruturar uma estratégia de gestão de compras e fornecedores baseada nas reais necessidades do negócio. E os resultados disso são percebidos de forma clara. No governo do estado de Goiás, por exemplo, a gestão de compras foi responsável por uma economia de R$60 milhões em 2019.

Se você quer saber como funciona uma gestão de compras e fornecedores e quais são as principais táticas para otimizar o processo, continue lendo nosso artigo!

O que é gestão de compras e fornecedores?

A gestão é responsável por garantir a eficiência de um processo. Portanto, quando falamos de gestão de compras e fornecedores, falamos sobre estratégias que potencializam os processos de aquisição de materiais e a organização da cadeia de fornecedores de uma empresa.

A gestão de compras e fornecedores é responsável por realizar, desde o início, o controle e estudo dos parceiros que fornecerão insumos e serviços, bem como por atestar a qualidade e a disponibilidade deles.

Se bem gerido, o processo garante a sustentabilidade do negócio, fazendo com que a cadeia de suprimentos funcione de forma ininterrupta. Se gerido de forma irresponsável, porém, pode levar a prejuízos incontáveis ou até mesmo à interrupção da linha de produção, além de atrasos nos prazos de entrega de produtos aos clientes.

Acompanhe na imagem abaixo como funciona a cadeia de gestão do processo de compras:

Como fazer uma boa gestão de compras e fornecedores?

Não ter uma boa gestão de compras e fornecedores pode ser um verdadeiro pesadelo. Mas não se preocupe! A seguir, apresentamos 6 dicas para garantir que o gerenciamento ocorra da melhor forma. Confira:

  1. Trabalhar com um diagnóstico e um plano de ação

Todo bom processo de gestão começa com um diagnóstico preciso da situação da empresa. Esse diagnóstico, uma vez feito, deve ser atualizado periodicamente com informações sobre custos habituais, fornecedores frequentes, média dos prazos de produção e entrega e margens de economia obtidas em cada compra.

O diagnóstico é a base para a construção de um plano de ação, que deve trazer um objetivo geral e metas de curto, médio e longo prazo para alcançá-lo.

Vamos pensar, por exemplo, em uma empresa cujo objetivo geral seja a redução de 30% nos gastos com fornecedores ao fim de um ano. Para que isso seja possível, será preciso substituir aqueles que têm preços mais altos, buscar melhores ofertas ou pensar em novas formas de obter os serviços habituais.

  1. Analisar e avaliar criteriosamente os fornecedores

Em paralelo ao plano de ação deve caminhar a análise de fornecedores. Ainda que haja uma tradição de consumir determinados tipos de produtos das mesmas empresas, é fundamental avaliar cuidadosamente se essas empresas são mesmo as melhores para oferecer o que é buscado. O mercado evolui a passos largos, e, em um curto período de tempo, um serviço ou insumo pode perder valor para um novo.

A migração para o Mercado Livre de Energia é um exemplo. Ainda existem empresas que podem migrar e postergam a decisão. Preferem permanecer no Mercado Cativo a migrar para o Livre e, assim, deixam de otimizar seus custos com energia e de ter liberdade de escolha. Uma empresa que se prende a fornecedores antigos perde a oportunidade de inovar e dar um passo à frente dos concorrentes.

  1. Levar a gestão até os estoques

Gerir compras e fornecedores não é um trabalho restrito apenas ao contato e à aquisição de produtos. É fundamental que a gestão de compras e fornecedores trabalhe em parceria com o gerenciamento de estoque.

Ou seja, em vez de ter um estoque lotado e parado, sem gerar faturamento, é mais interessante pensar em ferramentas que criam previsibilidade e avisam você e sua equipe sobre o melhor momento para comprar a matéria-prima ou o produto bruto. Assim é possível provisionar compras com mais assertividade, evitando desperdícios.

  1. Usar ferramentas para facilitar a gestão

Fazer gestão de compras e fornecedores é uma tarefa complexa, uma vez que ela é composta por inúmeros processos. Felizmente, a tecnologia já oferece uma série de soluções para automatizar esse trabalho.

Complementando o item anterior, os sistemas de gestão online são exemplos de ferramentas que possibilitam a integração entre as áreas de um negócio. Com eles é possível acompanhar, por exemplo, os dados de setores como compras, estoque e recepção. Isso auxilia não apenas a tomar decisões, mas também a acompanhar os números relacionados ao processo.

  1. Negocias melhores preços e condições

O grande segredo para a empresa que busca uma gestão efetiva de compras e fornecedores é ter poder de negociação.

Ao contar com mais fornecedores para um mesmo produto ou serviço, a equipe trabalha com uma margem negocial mais confortável e pode comparar valores e buscar as melhores condições de compra.

Ter um bom relacionamento com os fornecedores é um outro fator que pode impactar positivamente nos resultados da negociação. Por isso, invista em um time qualificado e apto a construir um diálogo profissional com as empresas parceiras.

  1. Buscar novas formas de economizar

Todo bom processo de gestão de compras e fornecedores deve estar relacionado à busca por inovação e por novas oportunidades de economizar.

Encontrar um método mais simples de obter resultados com a mesma qualidade é uma das estratégias de economia que o setor de compras deve buscar. Substituir formas de consumir recursos por outras mais econômicas, também.

Os custos relacionados ao consumo de energia elétrica, por exemplo, são grandes responsáveis pelo comprometimento dos lucros nas indústrias. Por isso, as empresas decidem estudar como migrar para o mercado livre de energia como uma possibilidade de gastar menos na obtenção de recursos energéticos, a médio e longo prazo.

Por que fazer gestão de compras e fornecedores?

Utilizar estrategicamente a gestão de compras e fornecedores em sua empresa é essencial para alcançar resultados como o aumento dos lucros e a redução dos custos.

Além disso, à medida que o setor de compras se integra aos demais setores e cria uma rotina de avaliação e diagnóstico das necessidades da empresa, o trabalho tende a ganhar impulso na eficiência.

Assim acontece também quando a relação entre fornecedor e empresa se consolida: com conhecimento sobre as necessidades da organização, a prestação de serviços passa a ser mais eficiente e adequada.

Com uma equipe de gestão de compras e fornecedores, focada nas melhores soluções pelos menores preços, é possível alavancar os resultados da empresa, colocando-a à disposição de novas oportunidades e dando um passo à frente da concorrência.

Se quiser saber um pouco mais sobre formas de poupar recursos, leia também nosso artigo sobre como economizar energia elétrica na indústria. Até a próxima!

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